業種別にみる!仕事効率化ソフトを導入したほうが良いときとは?

業種③ 専門サービス業

2017年10月27日 13時56分

サービス業と一口にいっても、さまざまな業種が存在します。
法律事務所や税理士事務所など、法律に関わる業種に関しては専門サービス業という分類にあたるサービス業です。
請求書や領収証、封筒の作成が必要になりますし、顧客情報の管理なども必要不可欠な大事な業務です。
しかし、エクセルやワードで作られたテンプレートを使った作業が難しい、人件費を減らすために自分自身で帳簿を付けたいというときには、
できるだけ簡単なテンプレートがあったらと思うものです。
そのような時には、初心者でも簡単に導入して活用できる仕事効率化ソフトの導入をおすすめします。
 
<専門サービス業の効率化が図れそうな業務について>
法律や契約に関する業務を行う法律事務所や税理士事務所では、契約書締結までの流れで何度も書類を作成しては送付するといった作業が
繰り返されることがあります。
そのため、定形化している帳簿の作成や封筒作成などは、仕事効率化ソフトを使ってスピーディーに行えたほうがより業務効率はアップするといえるでしょう。
法律事務所や税理士事務所で作成する「請求書」は、請求書の内訳や概要、さらには金額、新消費税率に対応した消費税、非課税、源泉所得税などを差し引いた
総額を記載することができます。
毎回手書きで書いていた「振込口座」なども、よく使うひな形として事前に登録しておけば、
履歴から情報を出力するだけで請求書を作成する時間を大幅に省くことができます。
また、請求書や領収証などの帳簿の作成のほか、意外と時間がかかって面倒な仕事といえば書類を送付するための「封筒の作成」です。
顧客から依頼を受けて全てのフローが完了するまでには、返信用封筒や郵送用封筒などをいくつも作成するようになるからです。
そういった時に仕事効率化ソフトがあれば、帳簿の印刷機能だけでなく、封筒の宛名印刷などの機能もあり、一度登録した宛名や住所などは
自動でデータが記録されることから、次回また作成するときにも簡単に情報を取り出して必要なときにすぐ印刷することができて便利です。
 
<仕事効率化ソフトを導入して得られる効果>
法律事務所や税理士事務所では少人数で運営していることも多いことから、生産性を高めるためには業務効率化を図ることが必須課題であるといえます。
法律や経理に関わるサービスを提供していることから、働き方の効率が悪くなればそれだけケアレスミスも増えますし、
一つのミスが顧客からの信頼度に直結してしまいます。
仕事効率化ソフトで管理すれば、「時間をかけていた業務を簡略化できる」、「ケアレスミスを防ぐ」、「必要最小限の人数でも無理なく仕事を分担できる」、「必要な資料や書類を簡単に検索できる」といったように、さまざまな効果を得ることができます。

 

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